Rejestracja firmy, czyli wszystko o formularzu EDG-1

Pierwszym krokiem w podjęciu działalności gospodarczej jest rejestracja firmy w Ewidencji Działalności Gospodarczej w urzędzie miasta lub gminy, w której zamieszkujemy. W ten sposób rejestrują działalność osoby fizyczne (w tym także wspólnicy spółek cywilnych).

Od wiosny 2009 r. działa tzw. jedno okienko, co w założeniu miało oznaczać, że wszelkie formalności związane z założeniem własnej firmy załatwimy w jednym miejscu – za pomocą druku EDG-1, który jest  nie tylko wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, ale także wnioskiem do Głównego Urzędu Statystycznego o nadanie numeru REGON oraz zgłoszeniem do ZUS i urzędu skarbowego. W praktyce jednak należy także wypełnić formularz zgłoszenia do ubezpieczeń: ZUS ZUA lub ZUS ZZA (gdy przedsiębiorca  dodatkowo pracuje na etacie albo jest emerytem lub rencistą – wtedy ma prawo zgłosić się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego), co wymaga osobnej wizyty w ZUS. Nie unikniemy jej także wtedy, gdy zamierzamy zatrudniać pracowników. Jeśli przedsiębiorca będzie płatnikiem podatku VAT, musi udać się także do urzędu skarbowego i wypełnić druk VAT-R. Wizyta w urzędzie skarbowym będzie także niezbędna, gdy firma nie będzie opodatkowana na zasadach ogólnych (według skali 18 i 32 proc.) – przedsiębiorca musi bowiem poinformować urząd, że wybiera inną formę opodatkowania (np. 19-proc. podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany).

Załatwiania tych formalności można uniknąć, upoważniając do tego notarialnie inną osobę. Wymaga to jednak wizyty u notariusza. Można także zdecydować się na pomoc biura księgowego (firma Tax Care oferuje taką usługę bezpłatnie), które weźmie na swoje barki nie tylko przyszłe rozliczenia powstającej firmy, ale także jej rejestrację. To drugie rozwiązanie jest korzystniejsze o tyle, że przedsiębiorca podpisem pod jednym upoważnieniem zyskuje nie tylko czas przeznaczony na założenie firmy, ale zobowiązuje także księgową do wyręczania go w późniejszych, regularnych kontaktach z fiskusem. Gdy zatem formalności bierze na siebie biuro księgowe, rzeczywiście wystarczy pojawić się w urzędzie tylko raz. A dokładnie – w urzędzie gminy, w którym należy złożyć zgłoszenie do ewidencji na druku EDG-1.

Niektóre gminy pozwalają złożyć EDG-1 przy pomocy Internetu – wtedy na jej stronie internetowej powinniśmy szukać formularza w wersji elektronicznej (można je także znaleźć na stronie www.epuap.gov.pl lub www.mg.gov.pl, ale wtedy należy upewnić się, że dana gmina może odbierać wnioski w takiej formie). Jeśli jednak zakładający działalność nie ma podpisu elektronicznego, i tak będzie musiał pofatygować się do gminy (termin wyznaczy urząd), by osobiście podpisać się pod wysłanym wcześniej przez Internet wnioskiem. Formularz EDG-1 można przesłać także listem poleconym, ale wtedy podpis musi być potwierdzony notarialnie.

Podstawowy wniosek EDG składa się z dwóch stron (w niektórych przypadkach, o których wspominamy poniżej, należy wypełnić także dodatkowe części formularza). Przed jego wypełnieniem najlepiej zapoznać się z instrukcją wypełniania (dostępną zazwyczaj razem z wnioskiem). EDG-1 można wypełnić wyraźnie i bez skreśleń. W razie pomyłki konieczne jest wypełnienie dodatkowego formularza: EDG-POPR.

We wniosku EDG-1 konieczne jest podanie podstawowych danych osobowych (imię i nazwisko, PESEL, NIP, miejsce zamieszkania), a także adresu zakładanej firmy i ewentualnie jej dodatkowej nazwy, jak również danych do kontaktowu (w celu wyjaśnienia ewentualnych niejasności). Należy wskazać również datę rozpoczęcia działalności (nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku) oraz jej numer PKD. Można go ustalić na miejscu w urzędzie lub znaleźć w Internecie na stronie www.stat.gov.pl/klasyfikacje . Przedsiębiorca może wybrać więcej niż jeden rodzaj działalności, np. gdy zakłada, że wkrótce rozszerzy swoją działalność. Limitów na numery PKD nie ma, tyle że jeśli będzie ich więcej, konieczne może się okazać wypełnienie dodatkowego druku (EDG-RD).

Wypełniając formularz EDG-1 trzeba także zdecydować, w jakiej formie będzie prowadzona księgowość firmy. Przy jednoosobowej działalności przedsiębiorcy wybierają najczęściej podatkową księgę przychodów i rozchodów (gdy planują, że będą mieć duże koszty związane z prowadzeniem firmy) lub inne ewidencje (gdy myślą o ryczałcie ewidencjonowanym). Natomiast ci, którzy chcą rozliczać się przy pomocy karty podatkowej, wybierają opcję „nie jest prowadzona”. Jeśli przedsiębiorca korzysta z pomocy biura księgowego, należy podać jego adres.

Jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność w więcej niż jednym miejscu, musi wypełnić dodatkową część formularza: EDG-MW. Gdy chce zgłosić numer osobistego rachunku bankowego (np. do ewentualnego zwrotu podatku), konieczna będzie również część EDG-RB. Można ją jednak wypełnić dopiero po założeniu konta firmowego.

Wpis do ewidencji działalności gospodarczej w niektórych gminach można otrzymać od ręki, w innych należy poczekać przynajmniej kilka dni. Działalność można jednak fizycznie rozpocząć w tym samym dniu, w którym został złożony wniosek EDG-1, nie czekając na potwierdzenie wpisu.